SIRH : 4 clés pour verrouiller votre choix

Site : Adp

Un SIRH est un peu semblable à une voiture de rallye, qu’il convient de bien choisir et mettre au point en fonction de la piste à parcourir. Voici 4 points fondamentaux pour ne pas rester sur le bord de la route à cause d’un mauvais choix de solution SIRH au départ. 

1) Bien évaluer l’ensemble des besoins RH

L’efficacité d’un SIRH tient avant tout à sa capacité à couvrir l’ensemble des besoins de l’entreprise. Toutes les facettes de la fonction RH méritent donc d’être étudiées et évaluées. On peut les répartir sommairement en deux grandes catégories :
  • la paie et l’administration du personnel : dossiers collaborateurs, gestion des feuilles de temps, absences et congés, feuilles de salaire, notes de frais, etc.
  • les activités RH à forte valeur ajoutée : recrutement, onboarding, évaluation, mobilité, formation, compétences, rémunération, organisation, et plus généralement tout ce qui touche à la gestion des talents.
Que vos enjeux majeurs touchent au recrutement, à la formation, à la mobilité ou à tout autre domaine, vous attendez aussi de votre SIRH qu’il apporte une rationalisation de l’organisation et une optimisation de la productivité au sein de la DRH. Pour évaluer objectivement ces derniers aspects, tous les opérationnels RH prenant part à tel ou tel aspect d’une tâche – par exemple, la paie – devraient être consultés en amont du choix. Une fois tous les besoins d’amélioration de l’existant identifiés, à vous, DRH, de formaliser précisément vos objectifs et de déterminer le périmètre d’intervention de votre futur SIRH.
D’autre part, même s’il est de plus en plus difficile d’avoir une vision à long terme de la stratégie de l’entreprise, il convient d’anticiper les besoins futurs probables de celle-ci : projet de développement d’une partie spécifique de l’activité, investissement d’un nouveau marché, expansion au niveau régional ou international, le SIRH que vous retiendrez devra intégrer ces éléments prospectifs.

2) Prendre en compte les attentes des collaborateurs

Un DRH a lui aussi des clients : les collaborateurs de l’entreprise. Votre SIRH doit impérativement améliorer la qualité du service qui leur est rendu par la DRH. Il existe aujourd’hui une forte attente de collaboratif, qui dépasse la seule génération Y. Solliciter les managers et collaborateurs (par exemple au moyen de sondages en ligne rapides) est un moyen de ne pas passer à côté de certaines attentes. Sinon cela nuirait par la suite à une bonne appropriation du SIRH par l’ensemble de l’entreprise.
Par ailleurs, le digital a envahi depuis plusieurs années la sphère privée des collaborateurs de l’entreprise. Coutumiers des réseaux sociaux, des ordinateurs portables, tablettes et Smartphones, ils souhaitent retrouver la simplicité et la facilité d’utilisation à laquelle ils se sont accoutumés. Ils doivent donc idéalement pouvoir accéder à votre SIRH à tout moment et depuis n’importe où, en se servant de leurs propres devices. Un outil SIRH disponible 24h/24 est un vecteur d’image interne puissant pour la DRH… et un levier non négligeable en termes d’image employeur.

3) Constituer une équipe projet

3) Constituer une équipe projet solide

Le choix d’un SIRH est en lui-même, avant de parler de sa mise en œuvre, un projet important, voire stratégique pour l’entreprise. Pour piloter efficacement ce projet, il est recommandé à tout DRH de s’entourer d’une équipe non pas pléthorique, mais solide et pluridisciplinaire. De fait, votre SIRH devra par exemple s’interfacer parfaitement avec les systèmes informatiques existants, ainsi qu’avec les principaux logiciels de paie du marché.
Cette équipe vous aidera à établir un cahier des charges recensant les besoins et points d’amélioration relevés lors de l’identification des fonctionnalités nécessaires. Ce cahier des charges constituera le document de référence pour les éditeurs postulants lorsque vous lancerez votre appel d’offres.

4) Exiger des preuves pour choisir en connaissance de cause

S’équiper d’un SIRH ressources humaines ou remplacer celui existant est une démarche aujourd’hui beaucoup plus mature qu’il y a dix ans. Une belle présentation commerciale, les éditeurs l’ont bien compris, ne suffit plus à convaincre un DRH de la pertinence de la solution proposée.
Vous avez le droit, et même le devoir, d’exiger de tout éditeur postulant :
  • qu’il vous présente des références d’entreprises clientes de taille comparable, évoluant sur le même marché ou dans le même secteur d’activités, et qu’il vous mette éventuellement en contact avec elles ;
  • de comprendre et respecter la culture de votre entreprise, et plus pragmatiquement les processus déjà en place. Ces derniers doivent pouvoir s’intégrer facilement dans la solution retenue ;
  • qu’il vous accorde autant d’entrevues que nécessaire, dans ses locaux ou dans les vôtres : démonstrations (SIRH SaaS), questions/réponses… Votre équipe et vous-même êtes en droit de challenger chaque détail pouvant impacter l’usage du SIRH ;
  • une solution évolutive, qui accompagne à la fois la dynamique de votre entreprise et l’évolution du législatif. La pérennité de votre SIRH tiendra à la capacité de votre éditeur à l’adapter à l’évolution de vos processus et de vos besoins.
En vous équipant d’un nouveau SIRH, vous achetez certes une solution, mais aussi un service : il est essentiel que votre SIRH bénéficie d’un suivi performant avant, pendant et après son déploiement.
Une fois votre choix opéré, il vous faudra l’argumenter et le vendre auprès de la Direction générale. Après approbation de celle-ci, le projet de mise en œuvre pourra se mettre sereinement en place sur la base du cahier des charges très complet que vous aurez constitué. Dans le domaine du SIRH comme dans d’autres, le meilleur moyen d’éviter les mauvaises surprises à l’usage est… d’éviter toute surprise.